Σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων

Άρθρο 28 του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (ΓΚΠΔ / GDPR) · Έκδοση 2026-10-10

Η σύμβαση αυτή συνάπτεται μεταξύ του πελάτη που δημιουργεί οργανισμό στο Βραχυχρόνια.ai («υπεύθυνος επεξεργασίας») και του Dimitra Chatziefstratiou («εκτελών την επεξεργασία») και αποτελεί μέρος των Όρων χρήσης. Ισχύει για τα προσωπικά δεδομένα των επισκεπτών, των συνεργατών και των μελών της ομάδας σας που επεξεργαζόμαστε για λογαριασμό σας.

1. Αντικείμενο, διάρκεια και σκοπός

Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα μόνο για να παρέχουμε την υπηρεσία: αποθήκευση και εμφάνιση κρατήσεων και επισκεπτών, online check-in, σελίδες για επισκέπτες, υπενθυμίσεις, φορολογικούς υπολογισμούς, προετοιμασία δηλώσεων και απαντήσεις του βοηθού AI. Η σύμβαση ισχύει όσο υπάρχει ο οργανισμός σας στην υπηρεσία.

2. Κατηγορίες δεδομένων και υποκειμένων

• Επισκέπτες: ονοματεπώνυμο, email, τηλέφωνο, χώρα, γλώσσα, ΑΦΜ ή αριθμός διαβατηρίου/ταυτότητας, ημερομηνίες και ποσά διαμονής, ώρα άφιξης, μηνύματα, σημειώσεις.
• Ενδιαφερόμενοι από τη σελίδα απευθείας κρατήσεων: όνομα, email, τηλέφωνο, ημερομηνίες, μήνυμα.
• Μέλη ομάδας και συνεργάτες: όνομα, email, εργασίες.

Δεν προορίζεται για ειδικές κατηγορίες δεδομένων (υγεία, θρήσκευμα κ.λπ.) ούτε για στοιχεία καρτών· μην τα καταχωρείτε.

3. Υποχρεώσεις του εκτελούντος

• Επεξεργάζεται τα δεδομένα μόνο με τις οδηγίες σας, όπως αυτές δίνονται μέσα από τη χρήση της υπηρεσίας, εκτός αν ο νόμος ορίζει διαφορετικά.
• Όσοι έχουν πρόσβαση δεσμεύονται με εμπιστευτικότητα.
• Λαμβάνει τα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα της ενότητας 5.
• Σας βοηθά να απαντάτε σε αιτήματα επισκεπτών (πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή, φορητότητα): τα περισσότερα γίνονται απευθείας από την εφαρμογή (επεξεργασία, διαγραφή, εξαγωγή).
• Σας ενημερώνει χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση, και το αργότερο εντός 48 ωρών από τη στιγμή που θα το αντιληφθεί, για παραβίαση δεδομένων που αφορά τον οργανισμό σας, ώστε να μπορείτε να ειδοποιήσετε την Αρχή Προστασίας Δεδομένων εντός 72 ωρών.
• Σας παρέχει τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να αποδείξετε τη συμμόρφωσή σας.

4. Υπεργολάβοι (sub-processors)

Εγκρίνετε τη χρήση των παρακάτω παρόχων. Για νέο πάροχο θα σας ενημερώσουμε εκ των προτέρων ώστε να μπορείτε να αντιταχθείτε.

• Vercel Inc.: Φιλοξενία της εφαρμογής (διακομιστές) (ΕΕ — Φρανκφούρτη, Γερμανία· εταιρεία με έδρα τις ΗΠΑ)
• Neon Inc.: Βάση δεδομένων (ΕΕ — Φρανκφούρτη, Γερμανία· εταιρεία με έδρα τις ΗΠΑ)
• Πάροχος αποστολής email (SMTP): Αποστολή email (υπενθυμίσεις, αναφορές, λίστα αναμονής) (ΕΕ / ΗΠΑ)
• Stripe Payments Europe Ltd.: Πληρωμές συνδρομής (μόνο για τον λογαριασμό που πληρώνει) (ΕΕ — Ιρλανδία)
• OpenAI (μόνο αν είναι ενεργός ο βοηθός AI): Παραγωγή απαντήσεων του βοηθού AI (ΗΠΑ)

Η εφαρμογή και η βάση δεδομένων λειτουργούν σε διακομιστές στη Φρανκφούρτη (ΕΕ). Όπου γίνεται διαβίβαση εκτός ΕΟΧ (π.χ. στον πάροχο AI ή για υποστήριξη από τις μητρικές εταιρείες των παρόχων), βασίζεται στο Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ-ΗΠΑ ή στις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Στον βοηθό AI αποστέλλονται μόνο τα δεδομένα που χρειάζονται για κάθε απάντηση.

5. Μέτρα ασφαλείας

• Κρυπτογράφηση σε όλη τη μεταφορά (HTTPS/TLS) και κρυπτογραφημένη αποθήκευση από τους παρόχους φιλοξενίας.
• Επιπλέον κρυπτογράφηση (AES-256) των ευαίσθητων στοιχείων επισκεπτών (ταυτότητα/διαβατήριο/ΑΦΜ, τηλέφωνο, email, σημειώσεις, στοιχεία από αρχεία πλατφορμών), με κλειδί που φυλάσσεται χωριστά από τη βάση δεδομένων.
• Ελαχιστοποίηση: ο αριθμός ταυτότητας/διαβατηρίου διαγράφεται αυτόματα 30 ημέρες μετά την αναχώρηση, όταν η διαμονή έχει δηλωθεί στην ΑΑΔΕ ή δεν απαιτεί δήλωση.
• Διαχωρισμός δεδομένων ανά οργανισμό σε κάθε αίτημα και ρόλοι (ιδιοκτήτης, διαχειριστής, μέλος)· τα μέλη δεν βλέπουν στοιχεία επικοινωνίας και ταυτότητας επισκεπτών ούτε κατεβάζουν αρχεία, και κάθε λήψη αρχείου καταγράφεται.
• Κωδικοί αποθηκευμένοι μόνο ως bcrypt, όριο προσπαθειών σύνδεσης, προαιρετικός κωδικός 2 βημάτων, ειδοποίηση για σύνδεση από νέα συσκευή, αποσύνδεση από όλες τις συσκευές.
• Μυστικοί σύνδεσμοι για τις σελίδες επισκεπτών, που λήγουν ή αλλάζουν.
• Αντίγραφα ασφαλείας της βάσης δεδομένων από τον πάροχό της.

6. Λήξη

Με τη διαγραφή του οργανισμού ή του λογαριασμού σας τα δεδομένα διαγράφονται από την ενεργή βάση αμέσως και από τα αντίγραφα ασφαλείας με τον κύκλο τους (έως 30 ημέρες), εκτός αν ο νόμος επιβάλλει διατήρηση. Πριν από τη διαγραφή μπορείτε να εξαγάγετε τα δεδομένα σας.

7. Οι υποχρεώσεις σας ως υπεύθυνου επεξεργασίας

Έχετε νόμιμη βάση για τα δεδομένα που καταχωρείτε (π.χ. εκτέλεση της μίσθωσης, φορολογική υποχρέωση για τη δήλωση διαμονής), ενημερώνετε τους επισκέπτες σας και καταχωρείτε μόνο ό,τι χρειάζεται.

Επικοινωνία

info@nayastudio.gr